Gå til innhold

Informasjon fra virksomhet areal og byggesak

Virksomhet areal og byggesak vil i en periode framover ha noe redusert tilgjengelighet for å kunne behandle alle søknadene som hittil ikke er ferdigbehandlet. Det bes derfor om forståelse for at ikke alle saksbehandlerne er tigjengelige hver uke.

Byggesaksavdelingen

I perioden siden høsten 2014 har byggesaksavdelingen vært utsatt for flere utfordringer, hovedsakelig som følge av høy utskifting av personell i avdelingen. På kort sikt medfører dette redusert kapasitet og økt belastning på øvrige saksbehandlere i avdelingen og i virksomheten. Dette igjen påvirker tjenestekvaliteten vi ønsker å levere til våre omgivelser.

Utover dette må nevnes at byggesaksavdelingen i Hvaler kommune behandler ca 100 dispensasjonssaker pr år, og med lovendringen i plan og bygningsloven fra 1. juli, har myndighetene innført et lovpålagt krav om at slike saker skal behandles innen 3 måneder (i tillegg kommer den tiden det tar for andre instanser å behandle saken). Behandlingstiden på slike saker var tidligere 6-9 måneder.

Konsekvensene ved utskifting av medarbeidere over en kort periode, er at søknader som er inne til behandling krever lengre behandlingstid. Vi arbeider målrettet for å erstatte personale som har sluttet, men som følge av stor kompleksitet og mangfold i arbeidsoppgavene har nyansatte lang opplæringstid før de er trygge på arbeidsoppgavene. I tillegg må påregnes fra 3-6 måneder hvor stillinger står vakant. Vi er nå inne i en periode hvor vi i løpet av et halvt år ansetter 4 nye saksbehandlere i byggesaksavdelingen.

Virksomheten forsøker så langt det er mulig å organisere driften til beste for publikum, men færre hoder med ansvar for de samme oppgavene tilsier lavere produktivitet. For å møte utfordringene, vil byggesaksavdelingen iverksette flere konkrete tiltak for å frigjøre mer tid til saksproduksjon. Tiltakene vil imidlertid medføre at saksbehandlerne vil være mindre tilgjengelig pr e-post, telefon og hva gjelder kundemottak på rådhuset.

Helt konkret iverksettes følgende tiltak:

  • Besøks- og telefonvakt på rådhuset reduseres fra 5 til 3 dager i uken. I perioden fremover vil saksbehandlerne være tilgjengelig pr telefon og for besøk på rådhuset mandager, tirsdager og torsdager fra kl 12.00 – 15.00.
  • Henvendelser pr e-post og telefon må påregne lengre responstid, men vi anbefaler imidlertid at generelle spørsmål og informasjon sendes pr e-post.
  • Komplekse byggesaker har tidligere vært behandlet innen 4-6 uker, men vi vil over en periode måtte påregne at saksbehandlingstiden vil forlenges opp mot den lovpålagte fristen på 12 uker.
  • Utover dette gjennomføres organisatoriske tiltak i virksomheten for å bidra til å styrke saksproduksjonen i tiden fremover.

Avslutningsvis er det viktig for virksomhetsleder å poengtere at tiltakene som iverksettes, har til formål å yte styrket saksproduktivitet overfor innbyggere, næringsliv og besøkende.  Således håper vi publikum generelt vil ha mindre behov for å kontakte oss pr e-post og telefon for å få informasjon om søknadsprosessen. Jeg vil også minne om at Hvaler kommunes internettsider har mye nyttig informasjon knyttet til virksomhetens fagområder, og jeg vil anbefale å bruke sidene for generelle spørsmål som omhandler bygge- og delingssaker, plansaker, kart og oppmåling og naturforvaltning.

Vi ber om forståelse for at vi i en periode vil være mindre tilgjengelige, men gjennomfører grepene for totalt sett å yte bedre service til publikum gjennom raskere byggesaksbehandling. Tiltakene det vises til vil være gjeldende fra mandag 24.08.2015.

Med vennlig hilsen

Robert Moan

Virksomhetsleder, Areal og byggesak

Publisert
24.08.2015
Sist endret
22.07.2016

Kontaktinformasjon


Kontakt
Hvaler kommune
Storveien 32
1680 Skjærhalden

Servicetorget
Åpent: 8.00 - 15.30
Tlf: 69 37 50 00
postmottak@hvaler.kommune.no 
Chat med servicetorget

Facebook 

Hvaler kommune på Facebook

Abonner på nyheter 
Abonner på driftsmeldinger